Safety&Security Compliance Adam Wiercigroch » Prawne aspekty funkcjonowania służby bhp.

Część 1. Struktura organizacyjna służby bhp – uregulowania prawne a praktyka.

Zgodnie z przepisami § 1 pkt 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy służba bhp podlega bezpośrednio pracodawcy. Definicja pracodawca została określona w art. 3 k.p. i stanowi, że pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Za pracodawcę, który nie jest osobą fizyczną, czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.

Czyli jak to powinno wyglądać w praktyce? Prostym rozwiązaniem jest taka struktura organizacyjna firmy, w której służba BHP podlega bezpośrednio Prezesowi firmy, Dyrektorowi Naczelnemu czy innej osobie, która zarządza przedsiębiorstwem. Dobrym rozwiązaniem jest też taka sytuacja, w której służba BHP podlega jednemu z członków zarządu, który ma stosowne pełnomocnictwa.

Dlaczego w takim razie zdarza się, że firmy stosują inne rozwiązania? Sądzę, że jedną z przyczyn takiego podejścia jest brak właściwego zrozumienia roli i zadań służby bhp w przedsiębiorstwie. Ustawodawca bowiem celowo tak skonstruował przepisy, aby uniknąć sytuacji, w której służba bhp będzie miała ograniczony dostęp do pracodawcy. Sytuacja, w której pracownicy komórki BHP nie podlegają bezpośrednio pracodawcy w praktyce oznacza, że nie ma możliwości bezpośredniego raportowania o stanie bezpieczeństwa w firmie osobie, która zgodnie z przepisami kodeksu pracy jako jedyna w pełni odpowiada za stan bhp w organizacji, którą zarządza. Za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wszystkim pracownikom przedsiębiorstwa nie odpowiada bowiem szef działu HR, szef działu administracji, szef działu jakości czy szef innego dowolnie wybranego działu, jeśli nie jest jednocześnie członkiem zarządu firmy. Dlatego prawidłowe umiejscowienie komórki służby bhp w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa jest pierwszym i podstawowym krokiem w budowie skutecznego systemu zarządzania bezpieczeństwem w organizacji.

Kolejnym elementem tworzenia struktury organizacyjnej służby bhp jest jej skład. Zgodnie z przepisami art. 237 (11) §1 Kodeksu pracy pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bezpieczeństwa i higieny pracy. Natomiast przepisy § 1 pkt 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy stanowią dodatkowo, że pracodawca zatrudniający ponad 600 pracowników zatrudnia w pełnym wymiarze czasu pracy co najmniej 1 pracownika służby bhp na każdych 600 pracowników. Należy zwrócić uwagę na to, że to są wartości minimum, więc w zależności od ilości zatrudnionych oraz występujących zagrożeń, skali ryzyka i wypadkowości pracodawca może samodzielnie ustalić większą ilość pracowników służby bhp. Jeśli firma zatrudnia mniej niż 600 pracowników to pracodawca może odpowiednio zmniejszyć etat pracownika służby bhp. Zdarzają się jednak sytuacje, w których firmy korzystają z usług zewnętrznych służb bhp. Jest to prawnie dopuszczalne ale w praktyce tylko w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy firma zatrudnia mniej niż 100 pracowników, wtedy taki zewnętrzny podmiot (w tym osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą) świadczy usługę w pełnym zakresie obowiązków służby bhp wynikających z przepisów prawa. Druga sytuacja dotyczy firm, które mają własną służbę bhp ale także korzystają z usług firm zewnętrznych. W takim przypadku współpraca z podmiotem zewnętrznym występuje w ograniczonym zakresie, który najczęściej sprowadza się do prowadzenia szkoleń okresowych bhp. Oczywiście przedsiębiorstwo może zlecać także inne czynności jak np. aktualizacja oceny ryzyka zawodowego, audyt czy doraźne doradztwo prawne. Nie mniej takie działania powinny mieć wyłącznie charakter pomocniczy i wspierający własną służbę bhp przedsiębiorcy. Ewentualne praktyki zlecenia firmom zewnętrznym poszczególnych działań wynikających z przepisów i mających na celu ograniczenie zadań własnej służby bhp tylko po to, aby uzasadnić zmniejszenie etatów w komórce bhp lub nawet jej likwidację, są absolutnie niezgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa.

Należy również nadmienić, że wpływ na strukturę służby bhp może mieć także inspektor pracy. Stanowi o tym przepis art. 237 (11) §4 Kodeksu pracy. Przesłanką umożliwiającą inspektorowi pracy nakazanie utworzenia służby bhp lub zwiększenie liczby pracowników tej służby stanowi uzasadnione stwierdzenia zagrożeń zawodowych w przedsiębiorstwie.